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企业在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理,定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。《中华人民共和国档案法》和各类组织的公文处理办法对此做出了明确规定。国家档案局2006年12月18日发布的《单位（公司）文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》与2012年12月17日发布的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，分别明确了党政单位（公司）、人民团体(其他性质组织可参照执行)和企业的文件材料归档范围。
一、企业文件材料归档范围。
(1)反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、经营发展和历史研究具有利用价值的文件材料。
(2)本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料。
(3)本企业需要贯彻执行的有关国家政府机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料，社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料，所属和控股企业报送的重要文件材料。
(4)有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。
各组织应该根据国家档案局上述两个文件的规定精神,结合本组织职能和各部门工作实际，制定本组织的普通文书归档范围，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。在一个组织中,有些普通文件是不需要归档的，主要有以下几种。
(1)上级组织的文件材料中，普发性不需本组织办理的文件材料,任免、奖惩非本组织工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等。
(2)本组织文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、电话记录,组织内部互相抄送的文件材料,本组织负责人兼任外单位职务形成的与本组织无关的文件材料,有关工作参考的文件材料。
(3)同级组织的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。
(4)下级组织的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
二、归档普通文书的分类。
对归档普通文书进行科学的分类，无论是对正常的整理归档，还是对以后档案的管理都有着重要的意义。一般来说，各组织文书部门要根据组织工作活动的规律，在研究组织的工作性质、职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上，预测下年度可能形成的文书,按照文件整理的原则，拟制出归档普通文书的类别和条目。
（一）归档普通文书分类的基本要求。
(1)分类应符合组织（公司）的客观实际。
组织的社会职能、规模等各方面的具体情况决定了其归档普通文书具有各自的内容、形式特点。因此,归档普通文书的分类要根据每一个组织文书的形成规律，选择适合的分类方法,合理地设置类目，准确地归类;分类的结果应该符合文书的客观状况，维护组织的历史面貌。
(2)分类应遵守逻辑规则。
分类作为一种管理方法,必须遵守逻辑规则。逻辑规则在归档普通文书分类方面的具体体现如下:
①所设置类别的总和必须覆盖全部归档普通文书，既不能出现无实际文书的“虚类”，也不允许存在未纳入任何类类别的“多余"文书。
②归档普通文书分类可以是多层次的，但是每一个层次所采用的分类方法必须一致，不允许运用多种方法，而不同层次之间的分类方法可以不同。例如,xx公司的归档普通文书分为两个分类层次，第一层次采用“年度分类法”,第二层次采用“问题分类法”，这是符合逻辑规则的做法:而同一层次既采用“年度分类法”又采用“问题分类法”，则是违反逻辑规则的做法。
③同层次各类别之间的界限必须分明，在概念上不能互相交叉、包容。例如，某公司在采用问题分类法时，同一层次既设置了“产品营销类”,又设置了“经营类"，就出现了概念上的包容现象。
(3)分类应该注重实用性。
归档普通文书分类还应考虑便于保管检索和利用的要求，从现实需要出发,确定分类策略，选择分类方法。
2.归档普通文书分类的方法。
对归档普通文书的分类方法,主要有以下几种。
(1)常用分类法。
①年度分类法。年度分类法就是以形成文书的自然年度或专门年度和处理的时间为标准进行分类。这种方法分类标志客观、明确，操作简便易行;符合现行的组织按年度归档的制度,文件归类时界限清楚;便于反映组织历年工作的特点和发展变化的历史情况。
采用年度分类法对归类普通文书进行归类操作时，应该掌握准确判定文书日期所属年度的方法。常见的情况和判定方法有如下几种。
第一，文书上标有不同年度文件的归类。有些文书上标有属于不同年度的几个日期,在这种情况下，需要根据文书的特点，选择一个最能说明文书时间特点的日期归类。一般按照以下规则处理。
●收文的制发日期与收到日期属于不同年度的,-般归入收到日期所在年度。
●内部文件和一般的发文，应以写成日期为准。文件本身存在几个日期，如制发日期 向期 期 批准日期生效日期等,属于不同年度的，应根据文件的性质准确归类:一般的文件以制发日期(落款)为准;法律法规性文件一般以批准、通过或生效日期为准。
●法令和条例等法规性文件，一般以批准日期或公布生效日期为准。
●指示、命令等指令性文件,以签署日期((即落款日期)为准。
●计划、总结、预算、决算、统计报表等文件，其内容所针对的时间与制发时间属于不同年度的、应归入内容所针对的年度。如2022年工作计划制发于2021年12月，则这份文件应该归入内容所针对的2015年度。
●如果让划、总结、租复，决算统计报表类文件的内容涉及若干年度(跨年度)，那么，跨年度的计划可放入开始的年度。例如:甲公司2018-2022年发展规划应该归入2018年度;乙公司2018-2021年度项目总结,应该归入2021年度。
●关系密切、不可分散的一组文件的形成日期属于不同年度(跨年度)的,如一个案件所形成的一组文件、请示和批复等，一般将其归入关系最为密切的年度或结案年度。
●几份文书作为一件的,应以装订时排在前面的文书的日期为准。比如，正本与定稿为一件，以正本为准;正文与附件为一件，以正文为准等。
第二，按专业年度形成的文书的归类。专业年度是某些行业、部门在专门工作中使用的与自然年度的起止时间不一致的年度，在这种情况下，如果其所有的工作都按照专业年度运行，那么，其文书也按照专业年度分类、归类。如果其专业工作按专业年度运行,而日常行政工作按自然年度运行，且文书统一管理,则应将专业年度与自然年度结合在一起进行归类。
第三,无具体时间的文书的归类。由于各种原因，一些文书上的日期特别是年度没有标明，给文书按年度归类造成障碍。对此,应该采取多种方法判定文书的准确日期。通常，分析文书的内容、格式、标记、制成材料等都是行之有效的方法;同时,将日期不明的文书与标明日期的文书进行比较对照，也可以帮助人们判定文书的所属年度。如果经过考证仍不能确定其所属年度，则应将其归入可能性最大的相关年度。
②保管期限分类法。保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对归档普通文书进行分类。使用这种方法，可将不同价值的文书从实体上区分开来，从而有针对性地采取保护措施,为库房管理、档案移交进馆和到期鉴定提供了便利条件。
根据国家档案局2006年12月28日发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》与2012年12月17日发布的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》的规定，机关、企业文书档案的保管期限定为永久、定期两种(此前规定为三种,51年以上为永久,15—50年为长期，15年以下为短期)。定期一般分为30年、10年。不同组织的归档普通文书的保管期限要分别根据上述两个文件的规定精神来判断。在每个期限内根据预测形成文书的数量，准备一定数量的档案盒。归档文书一般先按保管期限分开整理,然后再考虑其他分类。
③组织机构分类法。按组织机构分类，就是按组织内部各个组织机构的名称进行分类,可直接采用各个组织内部机构的名称作为类名。例如，某一企业的机构可分为:党委办公室、总经理办公室、企宣部、企管科、技术部、研发部、市场营销部、财务部、综合管理部等。每类可以编制一定的条目，每类形成的文书如果不多，也可不编条目。这种按组织机构分类的方法，既能集中地反映组织内部各个部门的工作情况,又便于按机构名称查找档案。
组织机构分类法的优点是:第一,符合组织按内部机构分工开展工作的规律，能较好地保持文书在来源上的联系，完整地反映各个内部机构活动的情况;第二，内部机构作为分类标志,类名概念明确、客观，便于识别，有助于文书的准确归类;第三，有共同内容的文书相对集中，便于查找利用。
组织机构分类法适用于设立一定数量的内部机构，且内部机构比较稳定的组织。内部机构之间的文书界限清楚,便于识别和区分。如果组织内部机构数量太少或内部机构不稳定，内部机构的文 书或残页不全，或混淆在一起难以识别、区分，就不适于采用组织机构分类法。
采用组织机构分类法要注意以下几个问题。
一是类别设置。应按照组织内部机构的序列设置类别，即一个机构为一卷,内部机构的固定顺序就是类别的排序。如果组织的内部机构没有固定排序,则档案人员应为其类别排定顺序。一般是领导机构、综合性机构排在最前面，再依次排列各业务部门。例如，先排办公室、后排业务处(室)、后勤部门等。
二是分类层次。采用组织机构分类法时，具体的分类层次主要取决于组织规模的大小和文书数量的多少。通常，大型组织内部机构的层次多，文书的数量大，类别可以分到内部机构的第二层或第三层。对于大多数中小型组织来说,按第一个层次内部机构对文书分类即可。
三是临时性内部机构的分类。采用组织机构分类法，一般情况下，临时性内部机构的文书应单独设类,并排在最后一类。有的临时机构与该组织某一内部机构合署办公，并以该机构为常设机构，那么形成的文书应归入该内部机构类;如果临时机构涉及两个以上内部机构，则应根据其主要职能以及形成的文书内容、数量多少等，由这些机构协商后确定分类方法。
四是归类。原则上以哪个机构名义发文的文书就归入哪个机构的类中。有些文书是由几个机构共同处理的，如何归类则视具体情况而定:一是有主办者的一般归入主办机构，以组织名义发出的文书，则归入各组织类中。二是业务部门起草、以组织或办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则归入负责起草文书的机构类,否则归入负责发文的综合机构类。比如，xx公司采购部起草了一份关于原材料采购品种与价格的函件，以公司的名义发出，那么，该份函件应归入“采购部类”。确认这一问题还有一个辅助性的标准，就是看文书内容是否属于该机构的职责范围。三是由组织领导人或中心机构负责起草办理的全局性、综合性文书，应归入中心机构，即办公厅(室)类。四是由若干内部机构共同起草办理的文书，应妇入牵头机构或最后经办机构的类别中;如果判断不出牵头机构，则将文书归入现实存放的机构或中心机构的类别中。五是由某一个或几个内部机构负责起草办理的全局性综合性文书，一般应归入中心机构类别，也可归入起草或办理的机构类别中。
④问题分类法。问题分类法即按组织的工作、管理活动的性质和任务进行分类，以文书内容所涉及的主题为标准，将文书分成各个类别。它又称“事由分类法"，是一种逻辑性质的分类方法，如综合类、人事类、公关类、技术类等。一个组织究竟应设哪些类，应根据组织的具体情况而定。问题分类法适用于组织内部机构变动频繁，职能分工界限不清,或内部机构数量很少;组织内部机构的档案混淆,难以区分，或文书数量少的情况。运用问题分类法可以使同一内容的文书相对集中，便于按专题查找利用。但是，由于这种分类法的标准不像年度和机构那样清晰可见,而且档案人员的知识结构和认识能 力也存在差异,因此，在类目的设置和归类上不好把握。一般只有 在不可能或不适宜按组织机构分类的情况下，才采用问题分类法。
运用问题分类法应注意的事项有以下四个。
第一是类别的设置应尽可能反映组织的基本职能活动。在设类之前，需要对组织的主要职能、内部机构设置及变动、文书的内容等情况进行调查研究;然后，根据实际情况拟定类别，所设类别不宜过细或过于具体。为了解决记述全面情况、涉及若千方面工作或特殊内容的文书的归属问题,通常应设置一个“综合类”或“总类"，并置于所有类目之前。
二是类目的设置要合乎逻辑，概念要明确，层次要清楚。类别概念的外延要涵盖全部档案的所有内容,各类别之间不能交叉包容。比如在某粮食局全宗内,不能设置粮食类;设人事类的同时,不能再设干部任免类。归类应有规可循。为缓解归类上的不一致，应对归类规则进行统一规定。这样,归类时才可能更好地操作。
三是对于编文号的正式文书和未编文号的文书材料，应按问题分类;文书与电报应按问题合并归类。
四是类目体系应该逐步完善。因为在分类工作开始时所拟定的类别，在归类的过程中可能会发现其不尽合理之处，这时就需要对类别设置进行调整，直至全宗内档案全部归类完毕,类目体系方能最后确定下来。
按组织机构分类和按问题分类两种方法，各组织可视具体情况进行选定。对较大组织或机构相对稳定的组织,一般可按组织机构分类。这种分类是依据客观标准分类，较谷易，同时文书整理归档方便，还可以使人们从文书整理分类方案中看出组织的机构设置、机构的职能任务等。因此，《归档文件整理规则》要求一般按组织机构分类。如果组织较小、职能较少或组织机构不太稳定，各部门的文书交叉过多或组织本身是综合性较强的办事机构，也可选用按问题分类的方法，使文书的整理不受组织机构变动或各部门文书交叉的影响，但这种方法是依据主观标准,确定“问题"特征较困难而不易把握，原因是有些文书既可编入这类又可编入那一类，因而不宜提倡。
(2)复式分类法。
在实际工作中,往往不只使用一种分类方法，而是选用儿个级次，将几种分类法结合起来使用,这种划分方法就叫复式分类法。按照《归档文件整理规则》提出的年度、机构(问题)、保管期限三种分类方法，可以组合成七种复式分类法，即年度机构保管期限分类法;保管期限年度一机构分类法;年度一问题一保管期限分类法;保管期限一年度一问题分类法;问题一年度一保管期限分类法;年度一保管期限分类法，保管期限一年度分类法。
①保管期限一年度一机构分类法。即将归档普通文书先按保管期限进行分类，然后在每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构进行分类。这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的组织，使用这种方法时,不同保管期限的文书分别排架，便于文书档案移交归档,但每个保管期限应预留柜架,以备以后档案陆续上架。
②保管期限一年度一问题分类法。即将归档普通文件先按保管期限分类，然后在每个保管期限下面按年度分类,再在年度下面按问题分类。
（3）企业归档普通文书分类的基本方法。
①确定分类层次。在不同性质和规模的企业，其归档普通文书的分类及其层次是有差异的。同一企业的不同门类的归档文书材料，其分类层次也有所区别。因此，企业归档普通文书的分类体系，应该条理清晰，标识规范，并保持相对稳定，分类层次不宜过多。
②一级类目。在国家档案局1991年颁布的《工业企业档案分类试行规则》中，工业企业档案的分类设置10个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、产品类、科技技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、职工档案类。
一般的工业企业可以参照《工业企业档案分类试行规则》的规定设置一级类目，其他类型企业可以参照执行，也可以根据本企业情况增加、减少或合并一些类目。
③二级及二级以下类目设置的基本方法。一般可以按照职能结合问题、性质(或专业)结合对象、形式或性质的方法来设置。
第一，职能结合问题的方法适用于党群工作、行政管理经营管理、生产技术管理四大类。第二，性质(或专业)结合对象的方法适用于产品、科学技术研究、基本建设仪器设备四大类。
第三，形式或性质的方法适用于会计档案和干部职工档案。
归档文书整理分类方案一般应与本组织档案室的分类相适应，否则，不便于归档后档案室对档案的编制整理。目前，文书部门与档案部门实行共同整理归档或者由档案部门指导整理归档,使档案部门与文书部门发生密切联系，这种做法使文书档案的整理归档统一，值得提倡。《归档文件整理规则》的目的也是使文书部门和档案部门联系更加紧密,减少互不衔接的现象，克服文书部门整理归档的档案不符合要求、档案部门又要重新整理的情况，杜绝无效劳动。
三、归档普通文书的保管期限鉴定。
归档普通文书的价值是指其有无保存利用的价值，主要体现在两个方面:是否有保存价值和保存价值的期限。无保存价值的文书材料属于应销毁的文书材料,有保存价值的文书材料还需进一步 鉴定其价值的大小，价值越 大的文书材料保存时间越长;价值相对小的文书材料,保存时间相对较短。有价值文书的保存期限分为永久、定期两种。
1.归档普通文书价值鉴定工作的原则。
(1)以国家和人民的整体利益为出发点。
从国家和人民的整体利益出发衡量文书的价值是鉴定工作的指导思想，也是评价文书价值的基本准则。鉴定文书时，不能仅从本组织的利益或个人的好恶出发评价其价值，而应充分估计和预测文书在整个社会发展过程中的作用。
(2)全面的观点。
①通过全面分析文书的各方面因素综合判定文书的价值。文书的价值由多种要素构成，在鉴定文书时应该综合分析文书的具体情况，全面考虑其各方面的要素，不可只根据某方面的特征便片面地做出结论。
②全面把握文书之间的联系。各个组织、各项工作中形成的文书之间具有密切的联系,因此，在鉴定文书时,不要孤立地判断单份文书的价值，而应将有关的文书材料联系起来分析,然后再做出判断。
③全面预测社会对文书的利用需要。文书不仅对本组织有用，而且对社会也有重要的价值。因此，在鉴定文书价值时，既要考虑本组织的需要,也要考虑社会的需要,切忌只根据某个方面的需求来判定其价值。
(3)历史的观点。
文书是历史的产物，它的形成总是脱离不了一定的历史环境。因此，在鉴定文书价值时，要将文书放到它所形成的历史环境中进行分析，并结合社会现实及未来的需要考察其价值。
(4)发展的观点。
社会对文书的利用需求是动态变化的，而文书价值的鉴定总是在定的时空条件下进行的。因此，在鉴定文书价值时，既要看到其现实作用，又要到其长远作用，正确预测文书的价值。
(5)效益的观点。
保存文书需要人、财、物的支持，文书保管期限越长，消耗就越高。效益的观点就是要求鉴定文书时考虑投人产出此，只有预计文书发挥作用的效益能够超过保管代价，才能判定其具有保存价值。保存文书的效益包括经济效益和社会效益两个方面，文书价值的鉴定要经济效益和社会效益并重。
2.鉴定归档普通文书价值的方法。
归档文书材料的价值越大,其保存期限越长。归档文书材料的价值取决于两个方面，即文书的属性特征和本组织与社会利用文书的需要。
(1)归档普通文书的属性特征。
归档普通文书的属性包括文书来源、内容、形式特征等，它们是从文书自身方面来分析、确定文书价值的标准。
①归档普通文书的来源特征。文书的来源是指文书的形成者。运用文书的来源特征鉴定文书的价值应注意分析以下两方面的情况。
第一,分析本组织文书与外组织文书的关系。在鉴定文书时，应注意区分不同的作者。一般情况下，应该主要保存本组织制成的文书。对于外来文书，则应具体分析来文组织与本组织的关系，以及来文内容与本组织职能活动的关系。
第二，分析本组织制成的文书的作者的职能。在本组织制成的文书中,领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构制发的文书能够比较直接地反映本组织的主要职能活动和基本情况，因而具有长久保存价值文书的比例比较高;而一般行政事务性机构后勤机构及某些辅助性机构所制发的文书中具有长久保存价值的比例则比较低。
②归档普通文书的内容特征。文书的内容是指档案所记载的事实、现象、数据、思想经验、结论等,它是决定文书价值最重要、最本质的因素。根据文书的内容判断其价值，主要从以下三个方面人手。
第一，内容的重要性。般来说归档普通文书中反映党 和国家的方针政策、重大事件或主要业务活动的，比反映一般性事务活动的重要;反映全面性问题的，比反映局部性问题的重要:反映本组织主要职能活动中心工作和基本情况的，比反映非主要职能工作、日常工作和一般情况的重要:反映典型问题的，比反映般性问题的重要。在工作、生产、科学研究维护权益以及总结经验方面具有凭证、在考作用的文书，多具有较高的价值。第二，内容的独特性。内容独特、新颖的文书材料,价值较高。内容的独特性，主要指记还本组织特殊的事件产品任务、成果和传统。反映本组织改革、发展过程和具有开创意义的新人、新事、新政策、新做法的文书材料都具有较高的价值。比如，记载某个公司经营特色的文书或某个地区文化特色的文书等都是内容上有独特性的文书。鉴定文书时，应注意那些记述本单位特殊事件、特殊产品、特殊人物、特殊成果和某些特殊传统的档案，以及具有开创意义的新人、新事的文书。但要注音避免文书内容的重复性:一是内容重复;二是重份文书。
第三,内容的时效性。组织内普通文书具有-定的时效性。超过一定的时间，这此文书的现行效用就会消失,其价值也随即发生变化或转移,有的甚至会变为无价值。例如,契约、合同、协议等文书通常在有效期内及法律规定的起诉时效期限内，价值很高，而超过此期限后,其价值便降低以至消失;方针政策性、法律性和综合计划性文书，在失去现行行政效用后，其价值将从行政价值转变为科学研究价值。因此，在鉴定文书价值时，应该通过分析文书内容的时效性及其变化情况来判定文书价值。
③归档普通文书的形式特征。文书的形式是指文种(文书的名称)、形成时间、载体形态和记录方式等。在某种情况下，文书的形式也影响其价值。
第一，文书的文种。文种表明文书的特定用途和性质，因而能够在一定程度上反映文书的价值。一般来说，命令、指示、决定、决议、条例、公告、纪要、报告等文种往往用于记录方针政策、重大事件和主要业务活动，具有权威性、指导性、规定性,价值较高;而通知、函件、简报等往往用于处理一般事务，价值则相对较低。
应该注意的是:一方面由于一些文种如通知、函等的使用范围比较宽泛;另一方面由于有的组织行文时选择文种不够准确，造成文种与实际用途不符的情况，因此，不能仅用文书的名称作为判定其价值的依据，而需要结合文书的内容加以分析。
第二，文书的作者。文书的作者在组织内和社会上的地位、作用和职能，影响文书的价值。一般来说,本组织制发的文书比收文的价值高。在收文里,有隶属关系的上下级组织的文书，比非隶属组织的文书价值高，在有隶属关系组织的文书里，上级组织比下级组织的文书价值高。在本组织制发的文书里，以组织的名义制发的文书比以部门名义制发的文书价值高;决策机构、综合性办公部门主要业务职能部门、人事部门、外事部门制发的文书，比一般行政事务部门、后勤部门、辅助部门制发的文书价值高;单位（公司）领导人的文书比其他个人的文书材料价值高。
第三，文书的形成时间。这是指文书产生时间距离现在的远近程度，以及所处历史时期的特殊意义。文书形成的时间离现在越久远，保存下来的越少，越珍贵，其价值也越高。另外，在国家和组织的重要历史时期形成的文书具有特殊的保存价值,例如新中国成立初期、改革开放时期,组织成立和进行重大调整时期形成的文书，具有较高的价值，需要长远保存。
第四，文书的稿本。文书不同稿本的行政效能和凭证作用是不一样的，因此,其价值也就有所不同。文书的正本,一般有组织印章或领导人的签署，是组织工作的依据,具有法定的效力和凭证作用,价值最大。文书的定稿,尽管与正本内容相同，但因为有负责人的签发，是形成正本的依据，所以还是具有保存价值的。因此，国家规定,应当将文书的正本和定稿一同立卷归档。至于文书的副本:草稿或历次修改稿，一般来说,没有保存价值但是重要的法规性文书,因为反映了法律文书形成的思维过程,反映了文书修改、丰常完善的过程，所以也具有较高的科学研究或历史价值;或者在文书的正本定稿丢失的情况下，文书的历次修改稿和副本便分别有了保存有价值。
第五，文书的外观类型。文书的外观类型是指其制成材料、记录方式笔迹图案等，它们的特殊性在一定程度上也影响文书的价值。
④相关文书的保管状况特征。
第一，完整程度。完整程度是指一个立档单位，一个时期、一个地区文书数量的齐全状况。文书的完整程度在一定条件下对文书的价值产生影响。例如，在鉴定时,有时会看到某份文书的价值并不大，但是由于这个时期该组织保存下来的文书数量很少，如果再剔除一些文书，就会造成历史的空白,于是,这份文书的价值因此会相应提高，可以适当地延长其保管期限。
第二，内容的可替代程度。在鉴定时，如果看到一份文书的内容已经被其他更重要的文书所包括，那么，该份文书的价值可以从严判定;反之，如果一份文书独立地反映了一个方面的问题，别无其他材料，那么，这份文书的价值就会相对提高。例如，般来说，本组织的年度总结和统计报表等应该永久保存，季度、月份的总结和统计报表应定期保存;但是,在没有年度总结和统计报表的情况下,季度和月份的总结与统计报表就会变得重要起来，其价值就会相应提高。再如，在有定稿和正本文书的情况下，副本、草稿的价值比较小，一般可以不归档;而在没有定稿和正本的情况下，副本、草稿的价值则相对提高,可视为正本归档保存。
(2)机关和社会利用文书的需要。
①利用需求的社会性。要站在社会总体利用文书需求的高度上，分析本组织、社会各方面及个人利用文书的需要,对社会利用文书的潜在需要进行科学预测，不能仅根据本组织或本组织领导的利用要求来判定文书的价值。
②利用需求的广泛性。要全面考察文书的利用范围，避免以个别人的利用需要来判定文书的价值。由于档案价值的过渡性与转移性，档案的价值不可能直被本组织利用。因此档案的利用需求会发生变异且其变异呈多角度多层面、多领域、多范围趋势。只要是对这些角度层面、领域范围具有利用需要的文书都具有较高的价值。
③利用需求的长久性。要根据人们对文书利用需求时间的长短来判定文书的价值高低。人们对文书的利用需求时间越长,其价值越高，保管期限应当越长。
根据鉴定文书价值的原则，直接鉴定、全面分析文书，对照本组织文书归档和不归档范围，判定每一份文书是否应当归档;对照本组织档案保管期限表,判定应当归档的文书和档案的保管的。特别要注重文书的社会价值、历史价值和科研价值，全面考察和鉴定归档普通文书的价值。
(3)鉴定文书的基本方法复金。
鉴定文书价值的基本方法就就是直接具体地审查分析文书内容.判定文书的价值，通常把这种方法称为直接鉴定法。它包括以以下两点含义:第一，鉴定人员必须直接审查文书材料，根据文书的具体情况直接判定其价值:第二，鉴定人员要逐件、逐页地审查文书材料，要从文书的作者、内容、文种、时间、、可靠程度、完整程度等各方面进行考察,然后根据鉴定原则和标准判定其保管期限。不能仅根据文件的题名、文种卷内文件目录，案卷题名或案卷目录等去确定档案的价值。
在鉴定文书时,以下情况需要加以注意。
①如果在鉴定时对些文件是否保留存有疑 义，则不要匆忙下结论。一般应掌握以下原则:保存从宽，销毁从严:孤本从宽，复本从严:本组织文件从宽.外组织文件从严。
②对于介于永久、定期之间两可的文件,可采取“就高不就低”的处理方法。
③在具有密切联系的一组文件中,如果只有一两件文件的保存价值较低，而其他文件均具有较长久的保存价值，则可合并立卷，从长保管。
3.鉴定归档普通文书价值的步骤。
(1)分析归档普通文书的价值。
①重点分析文书的题名。文书的题名是揭示文书主题和重点信息内容的主要途径。因此通过文书题名,可以迅速准确判定文书的价值。
②分析文书的提要。较长篇幅的文书，尤其是综合性内容的文书(3000字以上)-般会在开头加载内容提要,通过内容提要,也可迅速准确判定文书的价值。
③分析文书的段落标题。文书的段落标题一般都是该段内容的要点，也是论述或论证文书主题的主要论点或论据，因此通过段落标题，也可迅速准确判定文书的价值。
④分析文书的内容。由于有的文书的题名对文书的内容概括得不全面、不准确，或者没有反映出文书的主要内容，因此不能只分析文书的题名,有时还应该分析文书的内容。通过全面分析文书的内容,准确判定文书的价值。
⑤分析文书的形式。应全面分析文书的形式价值，主要包括文书的作者、文种、时间、稿本时效性、文书的载体形式、书写材料和记录方式等。其中载体形式是重点。根据国家档案局规定，与纸质文件相关的其他载体形式的文书,也属立卷归档的范围。
(2)全面审核并判定归档普通文书的价值要根据鉴定档案价值的原则判定文书的价值，不能仅简单地对照归档范围和档案保管期限表。归档范围和档案保管期限表中的各项条款，并不能完全概括文书的所有特点，也不可能概括未来出现的新型文书，包括新内容信息、新形式特征的文书。因此，在对照归档范围和档案保管期限表时，还应当根据鉴定价值的原则，用全面的、历史的、发展的眼光，分析和判定归档普通文书的价值。对照归档范围和档案保管期限表,是鉴定归档普通文书价值的基本方法。
(3)剔除并销毁无保存价值的归档普通文书。
通过鉴定，别除应予以销毁的文书编制《档案销毁清册》，办理相应的销毁手续。无保存价值的文书一般无须立卷,应按规定进行销毁。其中一些重份文件，可不予销毁，用来编制专题资料卷、重要文件资料卷等档案资料。
(4)确定归档文件材料的保管期限。
应根据《文书保管期限表》和本组织编制的《归档范围和保管期限表》，按永久、定期(30年)、定期(10年)三个级别，确定归档普普通文书相应的保管期限。
4.文书档案保管期限。
根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限期规定》与《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，我国现行的文书档案的保管期限定为永久定期两种。定期一般分为30年、10年。
(1)永久保管。
凡是反映本组织主要职能活动和基本历史面貌的，在本组织工作和国家经济建设、文化建设科学研究中需要长远利用的档案，应列为永久保管。它主要包括:本组织制定的法规政策性文件材料;本组织召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;本组织职能活动中形成的重要业务文件材料;本组织关于重要问题的请示与上级组织的 批复批示，重要的报告、总结、综合统计报表等;本组织机构演变、人事任免等文件材料:本组织房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;上级组织制发的属于本组织主管业务的重要文件材料;同级组织、下级组织关于重要业务问题的来函、请示与本组织的复函、批复等文件材料。
(2)定期保管。
凡是反映本单位一般工作活动、在相当长或较短时间内本组织需要查考的各种文件材料,应列为定期保管。它主要包括:本组织职能活动中形成的一般性业务文件材料;本组织召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;本组织人事管理工作形成的一般性文件材料;本组织一一般性事务管理文件材料;本组织关于一般性问题的请示与上级组织的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等;上级组织制发的属于本组织主管业务的一般性文件材料;上级组织和同级组织制发的非本组织主管业务但要贯彻执行的文件材料;同级组织、下级组织关于一般性业务问题的来函、请示与本组织的复函、批复等文件材料:下级组织报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
一、企业文件材料归档范围。
(1)反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、经营发展和历史研究具有利用价值的文件材料。
(2)本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料。
(3)本企业需要贯彻执行的有关国家政府机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料，社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料，所属和控股企业报送的重要文件材料。
(4)有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。
各组织应该根据国家档案局上述两个文件的规定精神,结合本组织职能和各部门工作实际，制定本组织的普通文书归档范围，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。在一个组织中,有些普通文件是不需要归档的，主要有以下几种。
(1)上级组织的文件材料中，普发性不需本组织办理的文件材料,任免、奖惩非本组织工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等。
(2)本组织文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、电话记录,组织内部互相抄送的文件材料,本组织负责人兼任外单位职务形成的与本组织无关的文件材料,有关工作参考的文件材料。
(3)同级组织的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。
(4)下级组织的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
二、归档普通文书的分类。
对归档普通文书进行科学的分类，无论是对正常的整理归档，还是对以后档案的管理都有着重要的意义。一般来说，各组织文书部门要根据组织工作活动的规律，在研究组织的工作性质、职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上，预测下年度可能形成的文书,按照文件整理的原则，拟制出归档普通文书的类别和条目。
（一）归档普通文书分类的基本要求。
(1)分类应符合组织（公司）的客观实际。
组织的社会职能、规模等各方面的具体情况决定了其归档普通文书具有各自的内容、形式特点。因此,归档普通文书的分类要根据每一个组织文书的形成规律，选择适合的分类方法,合理地设置类目，准确地归类;分类的结果应该符合文书的客观状况，维护组织的历史面貌。
(2)分类应遵守逻辑规则。
分类作为一种管理方法,必须遵守逻辑规则。逻辑规则在归档普通文书分类方面的具体体现如下:
①所设置类别的总和必须覆盖全部归档普通文书，既不能出现无实际文书的“虚类”，也不允许存在未纳入任何类类别的“多余"文书。
②归档普通文书分类可以是多层次的，但是每一个层次所采用的分类方法必须一致，不允许运用多种方法，而不同层次之间的分类方法可以不同。例如,xx公司的归档普通文书分为两个分类层次，第一层次采用“年度分类法”,第二层次采用“问题分类法”，这是符合逻辑规则的做法:而同一层次既采用“年度分类法”又采用“问题分类法”，则是违反逻辑规则的做法。
③同层次各类别之间的界限必须分明，在概念上不能互相交叉、包容。例如，某公司在采用问题分类法时，同一层次既设置了“产品营销类”,又设置了“经营类"，就出现了概念上的包容现象。
(3)分类应该注重实用性。
归档普通文书分类还应考虑便于保管检索和利用的要求，从现实需要出发,确定分类策略，选择分类方法。
2.归档普通文书分类的方法。
对归档普通文书的分类方法,主要有以下几种。
(1)常用分类法。
①年度分类法。年度分类法就是以形成文书的自然年度或专门年度和处理的时间为标准进行分类。这种方法分类标志客观、明确，操作简便易行;符合现行的组织按年度归档的制度,文件归类时界限清楚;便于反映组织历年工作的特点和发展变化的历史情况。
采用年度分类法对归类普通文书进行归类操作时，应该掌握准确判定文书日期所属年度的方法。常见的情况和判定方法有如下几种。
第一，文书上标有不同年度文件的归类。有些文书上标有属于不同年度的几个日期,在这种情况下，需要根据文书的特点，选择一个最能说明文书时间特点的日期归类。一般按照以下规则处理。
●收文的制发日期与收到日期属于不同年度的,-般归入收到日期所在年度。
●内部文件和一般的发文，应以写成日期为准。文件本身存在几个日期，如制发日期 向期 期 批准日期生效日期等,属于不同年度的，应根据文件的性质准确归类:一般的文件以制发日期(落款)为准;法律法规性文件一般以批准、通过或生效日期为准。
●法令和条例等法规性文件，一般以批准日期或公布生效日期为准。
●指示、命令等指令性文件,以签署日期((即落款日期)为准。
●计划、总结、预算、决算、统计报表等文件，其内容所针对的时间与制发时间属于不同年度的、应归入内容所针对的年度。如2022年工作计划制发于2021年12月，则这份文件应该归入内容所针对的2015年度。
●如果让划、总结、租复，决算统计报表类文件的内容涉及若干年度(跨年度)，那么，跨年度的计划可放入开始的年度。例如:甲公司2018-2022年发展规划应该归入2018年度;乙公司2018-2021年度项目总结,应该归入2021年度。
●关系密切、不可分散的一组文件的形成日期属于不同年度(跨年度)的,如一个案件所形成的一组文件、请示和批复等，一般将其归入关系最为密切的年度或结案年度。
●几份文书作为一件的,应以装订时排在前面的文书的日期为准。比如，正本与定稿为一件，以正本为准;正文与附件为一件，以正文为准等。
第二，按专业年度形成的文书的归类。专业年度是某些行业、部门在专门工作中使用的与自然年度的起止时间不一致的年度，在这种情况下，如果其所有的工作都按照专业年度运行，那么，其文书也按照专业年度分类、归类。如果其专业工作按专业年度运行,而日常行政工作按自然年度运行，且文书统一管理,则应将专业年度与自然年度结合在一起进行归类。
第三,无具体时间的文书的归类。由于各种原因，一些文书上的日期特别是年度没有标明，给文书按年度归类造成障碍。对此,应该采取多种方法判定文书的准确日期。通常，分析文书的内容、格式、标记、制成材料等都是行之有效的方法;同时,将日期不明的文书与标明日期的文书进行比较对照，也可以帮助人们判定文书的所属年度。如果经过考证仍不能确定其所属年度，则应将其归入可能性最大的相关年度。
②保管期限分类法。保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对归档普通文书进行分类。使用这种方法，可将不同价值的文书从实体上区分开来，从而有针对性地采取保护措施,为库房管理、档案移交进馆和到期鉴定提供了便利条件。
根据国家档案局2006年12月28日发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》与2012年12月17日发布的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》的规定，机关、企业文书档案的保管期限定为永久、定期两种(此前规定为三种,51年以上为永久,15—50年为长期，15年以下为短期)。定期一般分为30年、10年。不同组织的归档普通文书的保管期限要分别根据上述两个文件的规定精神来判断。在每个期限内根据预测形成文书的数量，准备一定数量的档案盒。归档文书一般先按保管期限分开整理,然后再考虑其他分类。
③组织机构分类法。按组织机构分类，就是按组织内部各个组织机构的名称进行分类,可直接采用各个组织内部机构的名称作为类名。例如，某一企业的机构可分为:党委办公室、总经理办公室、企宣部、企管科、技术部、研发部、市场营销部、财务部、综合管理部等。每类可以编制一定的条目，每类形成的文书如果不多，也可不编条目。这种按组织机构分类的方法，既能集中地反映组织内部各个部门的工作情况,又便于按机构名称查找档案。
组织机构分类法的优点是:第一,符合组织按内部机构分工开展工作的规律，能较好地保持文书在来源上的联系，完整地反映各个内部机构活动的情况;第二，内部机构作为分类标志,类名概念明确、客观，便于识别，有助于文书的准确归类;第三，有共同内容的文书相对集中，便于查找利用。
组织机构分类法适用于设立一定数量的内部机构，且内部机构比较稳定的组织。内部机构之间的文书界限清楚,便于识别和区分。如果组织内部机构数量太少或内部机构不稳定，内部机构的文 书或残页不全，或混淆在一起难以识别、区分，就不适于采用组织机构分类法。
采用组织机构分类法要注意以下几个问题。
一是类别设置。应按照组织内部机构的序列设置类别，即一个机构为一卷,内部机构的固定顺序就是类别的排序。如果组织的内部机构没有固定排序,则档案人员应为其类别排定顺序。一般是领导机构、综合性机构排在最前面，再依次排列各业务部门。例如，先排办公室、后排业务处(室)、后勤部门等。
二是分类层次。采用组织机构分类法时，具体的分类层次主要取决于组织规模的大小和文书数量的多少。通常，大型组织内部机构的层次多，文书的数量大，类别可以分到内部机构的第二层或第三层。对于大多数中小型组织来说,按第一个层次内部机构对文书分类即可。
三是临时性内部机构的分类。采用组织机构分类法，一般情况下，临时性内部机构的文书应单独设类,并排在最后一类。有的临时机构与该组织某一内部机构合署办公，并以该机构为常设机构，那么形成的文书应归入该内部机构类;如果临时机构涉及两个以上内部机构，则应根据其主要职能以及形成的文书内容、数量多少等，由这些机构协商后确定分类方法。
四是归类。原则上以哪个机构名义发文的文书就归入哪个机构的类中。有些文书是由几个机构共同处理的，如何归类则视具体情况而定:一是有主办者的一般归入主办机构，以组织名义发出的文书，则归入各组织类中。二是业务部门起草、以组织或办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则归入负责起草文书的机构类,否则归入负责发文的综合机构类。比如，xx公司采购部起草了一份关于原材料采购品种与价格的函件，以公司的名义发出，那么，该份函件应归入“采购部类”。确认这一问题还有一个辅助性的标准，就是看文书内容是否属于该机构的职责范围。三是由组织领导人或中心机构负责起草办理的全局性、综合性文书，应归入中心机构，即办公厅(室)类。四是由若干内部机构共同起草办理的文书，应妇入牵头机构或最后经办机构的类别中;如果判断不出牵头机构，则将文书归入现实存放的机构或中心机构的类别中。五是由某一个或几个内部机构负责起草办理的全局性综合性文书，一般应归入中心机构类别，也可归入起草或办理的机构类别中。
④问题分类法。问题分类法即按组织的工作、管理活动的性质和任务进行分类，以文书内容所涉及的主题为标准，将文书分成各个类别。它又称“事由分类法"，是一种逻辑性质的分类方法，如综合类、人事类、公关类、技术类等。一个组织究竟应设哪些类，应根据组织的具体情况而定。问题分类法适用于组织内部机构变动频繁，职能分工界限不清,或内部机构数量很少;组织内部机构的档案混淆,难以区分，或文书数量少的情况。运用问题分类法可以使同一内容的文书相对集中，便于按专题查找利用。但是，由于这种分类法的标准不像年度和机构那样清晰可见,而且档案人员的知识结构和认识能 力也存在差异,因此，在类目的设置和归类上不好把握。一般只有 在不可能或不适宜按组织机构分类的情况下，才采用问题分类法。
运用问题分类法应注意的事项有以下四个。
第一是类别的设置应尽可能反映组织的基本职能活动。在设类之前，需要对组织的主要职能、内部机构设置及变动、文书的内容等情况进行调查研究;然后，根据实际情况拟定类别，所设类别不宜过细或过于具体。为了解决记述全面情况、涉及若千方面工作或特殊内容的文书的归属问题,通常应设置一个“综合类”或“总类"，并置于所有类目之前。
二是类目的设置要合乎逻辑，概念要明确，层次要清楚。类别概念的外延要涵盖全部档案的所有内容,各类别之间不能交叉包容。比如在某粮食局全宗内,不能设置粮食类;设人事类的同时,不能再设干部任免类。归类应有规可循。为缓解归类上的不一致，应对归类规则进行统一规定。这样,归类时才可能更好地操作。
三是对于编文号的正式文书和未编文号的文书材料，应按问题分类;文书与电报应按问题合并归类。
四是类目体系应该逐步完善。因为在分类工作开始时所拟定的类别，在归类的过程中可能会发现其不尽合理之处，这时就需要对类别设置进行调整，直至全宗内档案全部归类完毕,类目体系方能最后确定下来。
按组织机构分类和按问题分类两种方法，各组织可视具体情况进行选定。对较大组织或机构相对稳定的组织,一般可按组织机构分类。这种分类是依据客观标准分类，较谷易，同时文书整理归档方便，还可以使人们从文书整理分类方案中看出组织的机构设置、机构的职能任务等。因此，《归档文件整理规则》要求一般按组织机构分类。如果组织较小、职能较少或组织机构不太稳定，各部门的文书交叉过多或组织本身是综合性较强的办事机构，也可选用按问题分类的方法，使文书的整理不受组织机构变动或各部门文书交叉的影响，但这种方法是依据主观标准,确定“问题"特征较困难而不易把握，原因是有些文书既可编入这类又可编入那一类，因而不宜提倡。
(2)复式分类法。
在实际工作中,往往不只使用一种分类方法，而是选用儿个级次，将几种分类法结合起来使用,这种划分方法就叫复式分类法。按照《归档文件整理规则》提出的年度、机构(问题)、保管期限三种分类方法，可以组合成七种复式分类法，即年度机构保管期限分类法;保管期限年度一机构分类法;年度一问题一保管期限分类法;保管期限一年度一问题分类法;问题一年度一保管期限分类法;年度一保管期限分类法，保管期限一年度分类法。
①保管期限一年度一机构分类法。即将归档普通文书先按保管期限进行分类，然后在每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构进行分类。这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的组织，使用这种方法时,不同保管期限的文书分别排架，便于文书档案移交归档,但每个保管期限应预留柜架,以备以后档案陆续上架。
②保管期限一年度一问题分类法。即将归档普通文件先按保管期限分类，然后在每个保管期限下面按年度分类,再在年度下面按问题分类。
（3）企业归档普通文书分类的基本方法。
①确定分类层次。在不同性质和规模的企业，其归档普通文书的分类及其层次是有差异的。同一企业的不同门类的归档文书材料，其分类层次也有所区别。因此，企业归档普通文书的分类体系，应该条理清晰，标识规范，并保持相对稳定，分类层次不宜过多。
②一级类目。在国家档案局1991年颁布的《工业企业档案分类试行规则》中，工业企业档案的分类设置10个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、产品类、科技技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、职工档案类。
一般的工业企业可以参照《工业企业档案分类试行规则》的规定设置一级类目，其他类型企业可以参照执行，也可以根据本企业情况增加、减少或合并一些类目。
③二级及二级以下类目设置的基本方法。一般可以按照职能结合问题、性质(或专业)结合对象、形式或性质的方法来设置。
第一，职能结合问题的方法适用于党群工作、行政管理经营管理、生产技术管理四大类。第二，性质(或专业)结合对象的方法适用于产品、科学技术研究、基本建设仪器设备四大类。
第三，形式或性质的方法适用于会计档案和干部职工档案。
归档文书整理分类方案一般应与本组织档案室的分类相适应，否则，不便于归档后档案室对档案的编制整理。目前，文书部门与档案部门实行共同整理归档或者由档案部门指导整理归档,使档案部门与文书部门发生密切联系，这种做法使文书档案的整理归档统一，值得提倡。《归档文件整理规则》的目的也是使文书部门和档案部门联系更加紧密,减少互不衔接的现象，克服文书部门整理归档的档案不符合要求、档案部门又要重新整理的情况，杜绝无效劳动。
三、归档普通文书的保管期限鉴定。
归档普通文书的价值是指其有无保存利用的价值，主要体现在两个方面:是否有保存价值和保存价值的期限。无保存价值的文书材料属于应销毁的文书材料,有保存价值的文书材料还需进一步 鉴定其价值的大小，价值越 大的文书材料保存时间越长;价值相对小的文书材料,保存时间相对较短。有价值文书的保存期限分为永久、定期两种。
1.归档普通文书价值鉴定工作的原则。
(1)以国家和人民的整体利益为出发点。
从国家和人民的整体利益出发衡量文书的价值是鉴定工作的指导思想，也是评价文书价值的基本准则。鉴定文书时，不能仅从本组织的利益或个人的好恶出发评价其价值，而应充分估计和预测文书在整个社会发展过程中的作用。
(2)全面的观点。
①通过全面分析文书的各方面因素综合判定文书的价值。文书的价值由多种要素构成，在鉴定文书时应该综合分析文书的具体情况，全面考虑其各方面的要素，不可只根据某方面的特征便片面地做出结论。
②全面把握文书之间的联系。各个组织、各项工作中形成的文书之间具有密切的联系,因此，在鉴定文书时,不要孤立地判断单份文书的价值，而应将有关的文书材料联系起来分析,然后再做出判断。
③全面预测社会对文书的利用需要。文书不仅对本组织有用，而且对社会也有重要的价值。因此，在鉴定文书价值时，既要考虑本组织的需要,也要考虑社会的需要,切忌只根据某个方面的需求来判定其价值。
(3)历史的观点。
文书是历史的产物，它的形成总是脱离不了一定的历史环境。因此，在鉴定文书价值时，要将文书放到它所形成的历史环境中进行分析，并结合社会现实及未来的需要考察其价值。
(4)发展的观点。
社会对文书的利用需求是动态变化的，而文书价值的鉴定总是在定的时空条件下进行的。因此，在鉴定文书价值时，既要看到其现实作用，又要到其长远作用，正确预测文书的价值。
(5)效益的观点。
保存文书需要人、财、物的支持，文书保管期限越长，消耗就越高。效益的观点就是要求鉴定文书时考虑投人产出此，只有预计文书发挥作用的效益能够超过保管代价，才能判定其具有保存价值。保存文书的效益包括经济效益和社会效益两个方面，文书价值的鉴定要经济效益和社会效益并重。
2.鉴定归档普通文书价值的方法。
归档文书材料的价值越大,其保存期限越长。归档文书材料的价值取决于两个方面，即文书的属性特征和本组织与社会利用文书的需要。
(1)归档普通文书的属性特征。
归档普通文书的属性包括文书来源、内容、形式特征等，它们是从文书自身方面来分析、确定文书价值的标准。
①归档普通文书的来源特征。文书的来源是指文书的形成者。运用文书的来源特征鉴定文书的价值应注意分析以下两方面的情况。
第一,分析本组织文书与外组织文书的关系。在鉴定文书时，应注意区分不同的作者。一般情况下，应该主要保存本组织制成的文书。对于外来文书，则应具体分析来文组织与本组织的关系，以及来文内容与本组织职能活动的关系。
第二，分析本组织制成的文书的作者的职能。在本组织制成的文书中,领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构制发的文书能够比较直接地反映本组织的主要职能活动和基本情况，因而具有长久保存价值文书的比例比较高;而一般行政事务性机构后勤机构及某些辅助性机构所制发的文书中具有长久保存价值的比例则比较低。
②归档普通文书的内容特征。文书的内容是指档案所记载的事实、现象、数据、思想经验、结论等,它是决定文书价值最重要、最本质的因素。根据文书的内容判断其价值，主要从以下三个方面人手。
第一，内容的重要性。般来说归档普通文书中反映党 和国家的方针政策、重大事件或主要业务活动的，比反映一般性事务活动的重要;反映全面性问题的，比反映局部性问题的重要:反映本组织主要职能活动中心工作和基本情况的，比反映非主要职能工作、日常工作和一般情况的重要:反映典型问题的，比反映般性问题的重要。在工作、生产、科学研究维护权益以及总结经验方面具有凭证、在考作用的文书，多具有较高的价值。第二，内容的独特性。内容独特、新颖的文书材料,价值较高。内容的独特性，主要指记还本组织特殊的事件产品任务、成果和传统。反映本组织改革、发展过程和具有开创意义的新人、新事、新政策、新做法的文书材料都具有较高的价值。比如，记载某个公司经营特色的文书或某个地区文化特色的文书等都是内容上有独特性的文书。鉴定文书时，应注意那些记述本单位特殊事件、特殊产品、特殊人物、特殊成果和某些特殊传统的档案，以及具有开创意义的新人、新事的文书。但要注音避免文书内容的重复性:一是内容重复;二是重份文书。
第三,内容的时效性。组织内普通文书具有-定的时效性。超过一定的时间，这此文书的现行效用就会消失,其价值也随即发生变化或转移,有的甚至会变为无价值。例如,契约、合同、协议等文书通常在有效期内及法律规定的起诉时效期限内，价值很高，而超过此期限后,其价值便降低以至消失;方针政策性、法律性和综合计划性文书，在失去现行行政效用后，其价值将从行政价值转变为科学研究价值。因此，在鉴定文书价值时，应该通过分析文书内容的时效性及其变化情况来判定文书价值。
③归档普通文书的形式特征。文书的形式是指文种(文书的名称)、形成时间、载体形态和记录方式等。在某种情况下，文书的形式也影响其价值。
第一，文书的文种。文种表明文书的特定用途和性质，因而能够在一定程度上反映文书的价值。一般来说，命令、指示、决定、决议、条例、公告、纪要、报告等文种往往用于记录方针政策、重大事件和主要业务活动，具有权威性、指导性、规定性,价值较高;而通知、函件、简报等往往用于处理一般事务，价值则相对较低。
应该注意的是:一方面由于一些文种如通知、函等的使用范围比较宽泛;另一方面由于有的组织行文时选择文种不够准确，造成文种与实际用途不符的情况，因此，不能仅用文书的名称作为判定其价值的依据，而需要结合文书的内容加以分析。
第二，文书的作者。文书的作者在组织内和社会上的地位、作用和职能，影响文书的价值。一般来说,本组织制发的文书比收文的价值高。在收文里,有隶属关系的上下级组织的文书，比非隶属组织的文书价值高，在有隶属关系组织的文书里，上级组织比下级组织的文书价值高。在本组织制发的文书里，以组织的名义制发的文书比以部门名义制发的文书价值高;决策机构、综合性办公部门主要业务职能部门、人事部门、外事部门制发的文书，比一般行政事务部门、后勤部门、辅助部门制发的文书价值高;单位（公司）领导人的文书比其他个人的文书材料价值高。
第三，文书的形成时间。这是指文书产生时间距离现在的远近程度，以及所处历史时期的特殊意义。文书形成的时间离现在越久远，保存下来的越少，越珍贵，其价值也越高。另外，在国家和组织的重要历史时期形成的文书具有特殊的保存价值,例如新中国成立初期、改革开放时期,组织成立和进行重大调整时期形成的文书，具有较高的价值，需要长远保存。
第四，文书的稿本。文书不同稿本的行政效能和凭证作用是不一样的，因此,其价值也就有所不同。文书的正本,一般有组织印章或领导人的签署，是组织工作的依据,具有法定的效力和凭证作用,价值最大。文书的定稿,尽管与正本内容相同，但因为有负责人的签发，是形成正本的依据，所以还是具有保存价值的。因此，国家规定,应当将文书的正本和定稿一同立卷归档。至于文书的副本:草稿或历次修改稿，一般来说,没有保存价值但是重要的法规性文书,因为反映了法律文书形成的思维过程,反映了文书修改、丰常完善的过程，所以也具有较高的科学研究或历史价值;或者在文书的正本定稿丢失的情况下，文书的历次修改稿和副本便分别有了保存有价值。
第五，文书的外观类型。文书的外观类型是指其制成材料、记录方式笔迹图案等，它们的特殊性在一定程度上也影响文书的价值。
④相关文书的保管状况特征。
第一，完整程度。完整程度是指一个立档单位，一个时期、一个地区文书数量的齐全状况。文书的完整程度在一定条件下对文书的价值产生影响。例如，在鉴定时,有时会看到某份文书的价值并不大，但是由于这个时期该组织保存下来的文书数量很少，如果再剔除一些文书，就会造成历史的空白,于是,这份文书的价值因此会相应提高，可以适当地延长其保管期限。
第二，内容的可替代程度。在鉴定时，如果看到一份文书的内容已经被其他更重要的文书所包括，那么，该份文书的价值可以从严判定;反之，如果一份文书独立地反映了一个方面的问题，别无其他材料，那么，这份文书的价值就会相对提高。例如，般来说，本组织的年度总结和统计报表等应该永久保存，季度、月份的总结和统计报表应定期保存;但是,在没有年度总结和统计报表的情况下,季度和月份的总结与统计报表就会变得重要起来，其价值就会相应提高。再如，在有定稿和正本文书的情况下，副本、草稿的价值比较小，一般可以不归档;而在没有定稿和正本的情况下，副本、草稿的价值则相对提高,可视为正本归档保存。
(2)机关和社会利用文书的需要。
①利用需求的社会性。要站在社会总体利用文书需求的高度上，分析本组织、社会各方面及个人利用文书的需要,对社会利用文书的潜在需要进行科学预测，不能仅根据本组织或本组织领导的利用要求来判定文书的价值。
②利用需求的广泛性。要全面考察文书的利用范围，避免以个别人的利用需要来判定文书的价值。由于档案价值的过渡性与转移性，档案的价值不可能直被本组织利用。因此档案的利用需求会发生变异且其变异呈多角度多层面、多领域、多范围趋势。只要是对这些角度层面、领域范围具有利用需要的文书都具有较高的价值。
③利用需求的长久性。要根据人们对文书利用需求时间的长短来判定文书的价值高低。人们对文书的利用需求时间越长,其价值越高，保管期限应当越长。
根据鉴定文书价值的原则，直接鉴定、全面分析文书，对照本组织文书归档和不归档范围，判定每一份文书是否应当归档;对照本组织档案保管期限表,判定应当归档的文书和档案的保管的。特别要注重文书的社会价值、历史价值和科研价值，全面考察和鉴定归档普通文书的价值。
(3)鉴定文书的基本方法复金。
鉴定文书价值的基本方法就就是直接具体地审查分析文书内容.判定文书的价值，通常把这种方法称为直接鉴定法。它包括以以下两点含义:第一，鉴定人员必须直接审查文书材料，根据文书的具体情况直接判定其价值:第二，鉴定人员要逐件、逐页地审查文书材料，要从文书的作者、内容、文种、时间、、可靠程度、完整程度等各方面进行考察,然后根据鉴定原则和标准判定其保管期限。不能仅根据文件的题名、文种卷内文件目录，案卷题名或案卷目录等去确定档案的价值。
在鉴定文书时,以下情况需要加以注意。
①如果在鉴定时对些文件是否保留存有疑 义，则不要匆忙下结论。一般应掌握以下原则:保存从宽，销毁从严:孤本从宽，复本从严:本组织文件从宽.外组织文件从严。
②对于介于永久、定期之间两可的文件,可采取“就高不就低”的处理方法。
③在具有密切联系的一组文件中,如果只有一两件文件的保存价值较低，而其他文件均具有较长久的保存价值，则可合并立卷，从长保管。
3.鉴定归档普通文书价值的步骤。
(1)分析归档普通文书的价值。
①重点分析文书的题名。文书的题名是揭示文书主题和重点信息内容的主要途径。因此通过文书题名,可以迅速准确判定文书的价值。
②分析文书的提要。较长篇幅的文书，尤其是综合性内容的文书(3000字以上)-般会在开头加载内容提要,通过内容提要,也可迅速准确判定文书的价值。
③分析文书的段落标题。文书的段落标题一般都是该段内容的要点，也是论述或论证文书主题的主要论点或论据，因此通过段落标题，也可迅速准确判定文书的价值。
④分析文书的内容。由于有的文书的题名对文书的内容概括得不全面、不准确，或者没有反映出文书的主要内容，因此不能只分析文书的题名,有时还应该分析文书的内容。通过全面分析文书的内容,准确判定文书的价值。
⑤分析文书的形式。应全面分析文书的形式价值，主要包括文书的作者、文种、时间、稿本时效性、文书的载体形式、书写材料和记录方式等。其中载体形式是重点。根据国家档案局规定，与纸质文件相关的其他载体形式的文书,也属立卷归档的范围。
(2)全面审核并判定归档普通文书的价值要根据鉴定档案价值的原则判定文书的价值，不能仅简单地对照归档范围和档案保管期限表。归档范围和档案保管期限表中的各项条款，并不能完全概括文书的所有特点，也不可能概括未来出现的新型文书，包括新内容信息、新形式特征的文书。因此，在对照归档范围和档案保管期限表时，还应当根据鉴定价值的原则，用全面的、历史的、发展的眼光，分析和判定归档普通文书的价值。对照归档范围和档案保管期限表,是鉴定归档普通文书价值的基本方法。
(3)剔除并销毁无保存价值的归档普通文书。
通过鉴定，别除应予以销毁的文书编制《档案销毁清册》，办理相应的销毁手续。无保存价值的文书一般无须立卷,应按规定进行销毁。其中一些重份文件，可不予销毁，用来编制专题资料卷、重要文件资料卷等档案资料。
(4)确定归档文件材料的保管期限。
应根据《文书保管期限表》和本组织编制的《归档范围和保管期限表》，按永久、定期(30年)、定期(10年)三个级别，确定归档普普通文书相应的保管期限。
4.文书档案保管期限。
根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限期规定》与《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，我国现行的文书档案的保管期限定为永久定期两种。定期一般分为30年、10年。
(1)永久保管。
凡是反映本组织主要职能活动和基本历史面貌的，在本组织工作和国家经济建设、文化建设科学研究中需要长远利用的档案，应列为永久保管。它主要包括:本组织制定的法规政策性文件材料;本组织召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;本组织职能活动中形成的重要业务文件材料;本组织关于重要问题的请示与上级组织的 批复批示，重要的报告、总结、综合统计报表等;本组织机构演变、人事任免等文件材料:本组织房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;上级组织制发的属于本组织主管业务的重要文件材料;同级组织、下级组织关于重要业务问题的来函、请示与本组织的复函、批复等文件材料。
(2)定期保管。
凡是反映本单位一般工作活动、在相当长或较短时间内本组织需要查考的各种文件材料,应列为定期保管。它主要包括:本组织职能活动中形成的一般性业务文件材料;本组织召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;本组织人事管理工作形成的一般性文件材料;本组织一一般性事务管理文件材料;本组织关于一般性问题的请示与上级组织的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等;上级组织制发的属于本组织主管业务的一般性文件材料;上级组织和同级组织制发的非本组织主管业务但要贯彻执行的文件材料;同级组织、下级组织关于一般性业务问题的来函、请示与本组织的复函、批复等文件材料:下级组织报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。